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全球案例 | 一家估值20億美元的公司,竟然沒有辦公室?

Updated: May 26

你相信嗎?有一家公司估值接近20億美元,超過500萬用戶,近800名員工,但卻沒有辦公室!沒錯,你沒有看錯,這家公司沒有總部,沒有辦公空間,或者可以說隨處都有它的辦公空間。


這家公司就是 InVision —致力於打造全球領先的產品設計平臺的軟體初創公司。


作為新興行業中的軟體初創公司,InVision 在短短幾年內成長為估值數十億美元的商業領導者,而這亮眼的成績竟然是由分佈在全球40多個州和20個國家和地區完全遠端的團隊所創造的!


InVision 是如何做的呢?


InVision 的創始人兼首席執行官 Clark Valberg 認為螢幕已成為世界上最重要的地方。因此,他們不僅開發了用於塑造螢幕和數位體驗的協作設計和產品原型製作工具平臺,而且還開發了完全通過螢幕運營的公司。


經過驗證發現,遠端工作的好處非常多:高效生產、節約成本、更好實現工作與生活之間的平衡等等。但是,這也帶來了巨大的挑戰,包括如何建立穩固的公司文化、保持清晰的溝通,以及在不坐一起或不經常見面的同事之間建立融洽的關係。


在 Atlassian 和 Slack 的幫助下,InVision 解決了所有這些挑戰以及更多挑戰。由於 InVision 將具有設計力的創新結構帶給了世界各地的每家公司,因此他們建立了一個能夠相互聯繫、順暢溝通、高效交流的團隊和屢獲殊榮的公司文化,以及可重複利用的流程和系統來擴展這種文化。


簡化始於集中化

當 Wendy Stockholm 加入公司擔任其 BizTech IT 部門總監時,每個團隊都在使用許多工具來完成工作。龐大而又脫節的技術堆疊 (technology stack) 帶來了一些挑戰。


Atlassian很容易上手,並能協助我們快速提出解決方案。

而且我也很喜歡Atlassian擁有內部自助服務應用程式商城的想法。

WENDY STOCKHOLM

InVision BizTech 主管


由於每個團隊使用了不同的工具,員工們在進行工具切換的時候,不僅浪費了時間,還會造成任務丟失,而且也讓跨團隊之間的合作出現了困難和障礙。各主管也察覺以原本的方式幾乎不可能取得全面性的報告或完整瞭解他們所管理的人員和專案。為了繼續公司的快速增長,他們需要簡化工具。


InVision 需要一個基於雲端的平臺,該平臺可以滿足他們的多樣化需求,並且可以與其他部門特定的工具 (例如 HR 的資源管理系統) 很好地整合。Wendy 已經熟悉 Atlassian,一旦她開始研究 Atlassian 工具 (如 Jira Software,Confluence 和 Trello) 如何輕鬆地與他們的其他日常工具整合,Atlassian 很快就成為了 Wendy 的首選。Wendy 說, Atlassian 很容易上手,熟悉之後可以快速提出針對目前問題的解決方案。而且她也很喜歡 Atlassian 提供自助服務應用程式商城(marketplace) 的想法。


通過 Slack 和 Atlassian 整合,“員工在 Confluence 頁面或 InVision 中發表的每條評論都會被推送到 Slack,因此我們可以獲得即時更新。

DENNIS FIELD

人力資源部門


Wendy 樂觀地認為,由於 InVision 的某些部門 (例如工程,產品與設計 (EPD)) 已經在使用 Trello 和 Jira Software,因此遷移和變更管理會更加容易。她還讚賞 InVision 可以將 Atlassian與他們的其他日常工具整合在一起,包括他們自己的產品和 Slack。


當 Wendy 和 BizTech 團隊開始將他們自己的系統和 IT 工作流程集中到 Jira Software 和Confluence 時,其他部門也正在使用 Atlassian。如今,InVision 的團隊都在使用 Atlassian 產品來説明提高生產力、效率、可見性和協作辦公。


為每個部門量身定制的解決方案

自使用 Atlassian 雲端版產品以來,InVision 的每個團隊都看到了明顯的進步。迄今為止,HR (InVision 稱為人員團隊) 和 IT 經歷了最大的變革。


以往,員工是通過在 InVision 的 IT Slack 頻道中留言來向 IT 提出請求,但是這個方法 IT 人員無法分配任務,也不能輕鬆回復請求者、追蹤請求狀態或報告結果。


現在,Atlassian 雲端版產品已完美地解決了這些問題,而無需強迫員工更改工作流程。因為 Slack 與 Atlassian 產品無縫整合,所以員工仍然可以向 Slack 發佈消息或直接通過 Jira Service Desk 提交請求。無論哪種方式,都可以利用 Jira for Slack在 Jira Software 中進行整合並自動開單,IT 可以在其中分配和處理請求、透過在任務上留言與其他團隊成員討論問題、跟蹤任務直至完成,並將結果報告給主管。員工可以通過 Slack 來追蹤問題狀態的更新,分配到任務的員工,以及任務優先順序等方面的最新資訊。這個新的流程節省了 IT 團隊的時間,因為他們不再需要回答狀態問題,並且使員工專注於自己的核心職責,而不必擔心自己的 IT 請求被遺忘。

人力資源團隊還使用 Atlassian 簡化了工作並提高了與員工溝通的效率。他們的部門依靠 Trello 來管理入職,依靠 Confluence 來記錄資訊,並同步與員工進行資訊共用。兩種解決方案都有助於為新員工創造了很好的體驗,尤其是考慮到 InVision 的遠端工作模式時,這一點至關重要。而且,這兩種解決方案還可以使所有員工隨時瞭解公司最新的新聞和政策。


同時,InVision 鼓勵員工以創造性的方式使用和整合 Atlassian。例如,人力資源部門的 Marie Kretlow 和 Dennis Field 將 InVision 與 Slack 和 Confluence 整合使用,以視覺化方式顯示他們的工作進度並即時跟進最新情況。另外 Dennies 提到“我和Marie正在做員工手冊的專案,我們經常使用 InVision 中的 Freehand 功能來建構新想法,同時我們也將用 InVision 製作出來的手冊樣本嵌入到 Confluence 頁面中。這麼一來,我們所做的任何更改都會自動推送到 Confluence,以供所有人查看。不論任何員工在 Confluence 頁面或 InVision 中發表的每條評論都會被推送到 Slack,因此我們可以獲得大家的即時回饋。”另一方面,成員們也可以直接透過他們共用的 Slack 頻道對喜歡 Confluence 頁面點讚並直接回復評論。

正如 Marie 和 Dennis 親身經歷的那樣,InVision 員工們將 Atlassian 和 Slack 整合到他們的日常工作和他們使用的其他工具(包括他們自己的產品)中的次數越多,他們提升的效率和獲得的改進就越多。


數百名員工,在數百個地點,合作一項任務

現在,InVision 已將其所有團隊遷移到 Atlassian,並將該解決方案與其他日常工具整合在一起,他們的所有系統和人員都可以一起工作。


自從將服務請求流程轉移到 Jira Service Desk,並利用 Jira Software 的內部自動化控制以來,IT 工單數量已減少了50%。


每個部門都感受到了這種新解決方案對其工作的影響。舉例來說,IT 總監 Eric Amlie 提到,自從將服務請求流程轉移到 Jira Service Desk,與 Slack 整合並利用 Jira Software 的內部自動化控制以來,IT 工單數量已減少了50%。Marie 則是提到,Atlassian 和 Slack 還使人力資源團隊能夠在關鍵工作流程與多個移動部件 (moving part) 之間保持無縫連接,並自始至終都提供員工更好的使用體驗。


Wendy 相信 Atlassian 雲端版產品將在擴展和連接 InVision 分散於不同地區工作的團隊(distributed team) 中發揮關鍵作用。“我們的遠端性質意味著我們必須要找到能提供自己準確資訊的人或者工具。透過 Atlassian 集中管理,我們現在有了一個虛擬空間——有點像每個部門的實體展現 (physical representation) ——我們可以在裡面存儲知識和資料,而不是依靠一個人。” Wendy 解釋說。“這有助於我們保持一致,專注和高效。減少分歧和干擾對於我們提高工作可見度、提升報告效率和準確度以及精簡優化實踐來說是意義重大的。”


Marie 還補充道,Atlassian 不僅幫助 InVision 員工進行日常工作,而且還幫助我們履行了更深層的使命,即幫助全球公司通過數位設計進行創新。她說:“我們與 Atlassian 的合作關係終將對 InVision 的客戶產生更加積極的影響。” “作為一個團隊,聯繫得越緊密,就可以越好地説明客戶創造更加卓越的數位產品和使用者體驗。”


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