從 Excel 與紙本工單到數位化服務管理：企業如何用 monday.com 提升服務效率 的複本
- Linktech
- 3天前
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在提供 IT 設備維護與技術支援服務的企業中，服務合約管理與維修叫修流程是日常營運中非常重要的一環。然而，許多企業仍然依賴 Excel 與紙本單據進行管理，隨著客戶數量與設備規模增加，這樣的管理方式往往會逐漸成為營運效率的瓶頸。
本文將分享一個實際的企業應用案例，說明如何透過 monday.com 建立完整的服務合約管理與維修工單系統，讓企業的服務管理流程全面數位化。
| 客戶背景
某科技服務公司主要提供企業客戶 IT 設備維護與技術支援服務，服務內容包含：
客戶服務合約管理
設備保固與維護追蹤
客戶叫修服務管理
工程師派工與維修紀錄
隨著服務客戶數量增加，合約與維修案件的管理複雜度也逐漸提升，因此企業開始尋找更有效率的管理工具。
| 現行管理方式與痛點
在導入 monday.com 之前，該公司主要透過 Excel 與紙本流程進行管理，但在實際運作中逐漸出現多項問題。
1. 服務合約管理依賴 Excel
公司透過 Excel 記錄各類服務合約資訊，例如：
合約起始日與結束日
服務等級（SLA）
客戶設備資訊，例如:設備型號、設備序號、原廠保固起迄日等
然而，隨著合約數量增加，Excel 管理逐漸出現以下問題：
資料更新需要人工維護，容易出現版本混亂
合約到期提醒容易遺漏
主管難以即時掌握整體服務狀況
業務專案績效統計需要額外整理資料
長期下來，管理負擔越來越重。
2. 客戶叫修流程仍使用紙本三聯單
客戶設備故障時，企業目前使用紙本三聯單進行維修紀錄。
典型流程如下：
客戶提出叫修需求
工程師前往現場處理問題
填寫紙本維修單
客戶現場簽名確認
工程師將紙本帶回公司歸檔
這種方式雖然運作多年，但也帶來不少困擾：
維修單需要人工歸檔與整理
工程師工時統計困難
維修紀錄查詢不方便
管理者無法即時掌握服務案件狀況
因此企業開始尋找能夠整合合約與維修管理的數位化解決方案。
| monday.com 解決方案
透過 monday.com，企業可以建立一個整合式的服務管理平台，將服務合約與叫修流程集中管理。
整體系統主要包含兩個核心模組：
服務合約管理
客戶叫修與維修工單管理
透過這樣的架構，企業可以將過去分散在 Excel 與紙本文件中的資訊整合到同一個系統中。
服務合約管理
首先建立一個「服務合約管理 Board」，集中管理所有客戶的服務合約與設備資訊。
建立叫修單時，自動填入相對應公司與服務合約級別
透過 monday.com 的自動化功能，可以設定：
合約到期前 30 天自動通知業務人員
保固即將到期提醒
SLA 服務等級分類管理
管理者也可以透過 Dashboard 即時查看：
目前有效合約數量
即將到期的服務合約
讓合約管理從被動查詢變成主動提醒。
客戶叫修與維修工單管理
另一個重要模組是「服務工單管理」。
客戶可以透過 monday.com 表單提交叫修需求，例如填寫：
客戶名稱
設備資訊
問題描述
緊急程度
當表單送出後，系統會自動建立維修工單並通知相關人員。
工程師維修處理流程
工程師可以在 monday.com 中更新工單處理狀態，完整記錄服務過程，例如：
工單建立
指派工程師
問題診斷
問題提升（Escalation）
RMA 叫料
問題解決
客戶確認
每個維修案件都會留下完整紀錄，未來查詢或追蹤歷史問題都更加容易。
| 導入成果
導入 monday.com 後，企業的服務管理流程有明顯改善：
服務合約集中管理，減少 Excel 維護負擔
合約到期提醒自動化，降低遺漏風險
客戶叫修流程全面數位化
工程師維修紀錄即時更新
管理者可透過 Dashboard 即時掌握服務狀況
同時，紙本作業大幅減少，資料統計與報表產生也更加快速。
| 結語
對於需要管理大量客戶設備與服務案件的企業來說，建立一套清楚且有彈性的服務管理系統，是提升營運效率的重要基礎。透過 monday.com，企業能將分散在 Excel 與紙本流程中的資訊集中管理，讓服務流程更透明、更容易追蹤，也提升跨部門協作效率。
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