【monday.com 案例分享】 Canva 如何用 monday work management 化解成長痛點，打造高效創意團隊？
- Linktech
- 5月14日
- 讀畢需時 3 分鐘
只要你曾經做過簡報、經營社群，或設計過一張圖片，一定聽過 Canva 這個知名的線上設計平台。不過你可能不知道，Canva 在快速擴張時期，為了支援全球 20 多個市場、數種廣告渠道與急遽成長的創意需求，如何從手忙腳亂走向高度自動化與規模化？
Canva 選擇了 monday.com 作為創意與行銷團隊的核心工作平台，成功讓團隊在「少人力、快節奏、高品質」的條件下，產出超過 60,000 則廣告素材，並把製作時間縮短 40%。這樣的成功經驗，對於正在面對組織擴張、專案量暴增、或內部溝通混亂的企業而言，是非常值得參考的典範。
｜企業成長過快，內部流程管理出現前所未有挑戰
團隊協作混亂，任務溝通全靠 Chat、口頭或各式表單
Canva 團隊初期遇到了專案資訊分散在 Jira、Google Sheets、monday.com 等多種管理工具上，創意需求流程複雜到需跑完 9 個步驟才正式進入製作。
任務透明度不足，部門間頻繁來回確認進度
不同部門、外部窗口無法即時掌握專案狀態，導致溝通訊息如雪片般飛來，消耗大量時間在「回答問題」而非推進工作。
成長壓力大，卻無法快速擴充流程與管理機制
隨著業務量暴增、人數變多，原本仰賴個人經驗或小規模管理的方式，已無法應對複雜的專案與多方協作。
｜審視現有資源，運用 monday work management 進行改革
面對混亂，Canva 團隊沒有急著導入新工具，而是善用既有的 monday.com 平台。透過以下幾項關鍵調整與優化，打造成靈活強大的 Work Operating System。
1. 表單自動化，一鍵整合創意需求
捨棄人工填寫與轉錄，直接用 monday.com 表單自動收集任務，建立結構化的任務資料庫，省下重複性工時，也減少錯誤與遺漏。
🔹 成效：每季節省 8,372 秒 的資料整理工時、13,440 秒的進度查詢時間
2. 優化專案看板，內外部同步進度
為了解決資訊落差，內部與外部窗口各自擁有專屬的工作視圖，透過鏡向看板（mirrored boards），兩邊的資訊（專案狀態、截止日、分類）都將自動同步，減少查詢與誤會。為避免資訊混亂或過度揭露，顯示內容也能有所區分。
🔹 成效：大幅降低內部答覆需求，專注於專案本身。
3. Slack 整合，訊息即時通知
任務變動、指派、新增回饋自動推播到 Slack，即刻跳出提醒，也讓每位關係人都即時掌握進度。這樣的即時同步大幅縮短了溝通時差，確保所有人都能站在同一個節奏上，加快整體專案的交付速度。
🔹 成效：從接案到完工，全流程清晰可見，降低遺漏與延誤風險。
｜關鍵成效指標！一年內成長 3 倍產能
年產廣告數提升 3 倍，達 60,000 支
從 9 個市場擴展至 56 個，成長 522%
製作時程縮短 40%
減少 657 個人工作業動作
｜Workload 2.0：更精準的負載管理
Canva 團隊還進一步善用 monday.com 的 工作負荷管理看板，透過設定不同任務的困難度與努力程度，讓每位專案經理都能：
快速掌握團隊資源配置
精準分派任務，避免過勞
有依據地向高層提出人力需求建議
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｜從「工作看板」到「全方位 Work OS」
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