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全球案例 | lgloo Software 的 Jira Cloud 轉型之旅

今天的故事來自加拿大軟體公司 Igloo Software 資深設備管理師 (Senior Tools Administrator) JAMES SEDDON 分享他們公司由於自架伺服器意外停機轉而使用 Jira Cloud 的歷程。

Igloo Software,一家位於加拿大的軟體公司,我們提供的平臺和服務能夠幫助企業將其內網轉換為可以支援員工線上工作的環境,以實現企業內部更好的溝通和協作。說來慚愧,儘管我們是一家基於雲端的 SaaS 公司,但其實我們以前一直是在自己的伺服器上託管整個 Jira 架構。


一次意外的停機

五年來,我們一直親力親為管理自己的 Instance。作為主要管理員,我已經能夠很好地處理升級和支持各種請求。但是,我們經歷了一次意外停機,這次停機影響了公司大多數員工的正常工作,從那之後,我們意識到必須要做出改變了。


這次意外停機非常嚴重,持續了四個多小時,公司 85% 的員工都受到了影響。這次停機是由於我們託管 Jira VM Instance 的內部伺服器發生了網路故障,造成整個 Jira Instance 無法登入。而且由於我們也將伺服器設置 Bitbucket 和 Bamboo 的 Crowd 使用者目錄,因此伺服器的故障也造成了員工們無法登錄 Atlassian 的其它應用程式。


這次意外停機突然使得公司大部分員工無法進行日常工作,並且由於我們沒有搭建災難備援環境,因此員工們不得不只能乾坐著等待 Jira 重新上線。


所謂禍兮福之所倚,這次危機讓我們意識到了我們需要進行哪些改變,才能保持環境的正常運行和可取得性,從而避免將來再發生此類問題。考慮到高可用性將成為今後公司首要考慮的目標,我們決定選擇使用 Atlassian Jira Software Cloud。在詳細瞭解了 Data Center 版本,Jira Cloud 版本的功能以及 Atlassian Access 中用戶管理的功能之後,我們發現借助 Jira Cloud,我們可以獲得團隊所需要的升級支援、高可用性和更好的用戶體驗。


下面我從總結我們的自身情況:

  • Cloud 版本對於需要進行彈性空間進行資料存儲並且想要放棄手動進行軟體更新升級的客戶而言,是非常適合的。

  • Data Center 版本非常適合那些需要完全控制資料位置,擁有頻寬和預算來搭建基礎架構以託管 Jira Instance,並且喜歡在每次升級時可以進行自主選擇的客戶。

我們已經非常明確要選擇 Cloud 版本。而且自遷移以來,我們還獲得了許多其他好處,這些好處遠遠超出了我們最初的設想,從而避免了將來再發生故障危機。


遷移到 Jira Cloud 的好處

1. 不需要再進行手動升級

當我們管理自己的 Jira 伺服器時,每次升級都需要至少兩個小時的停機時間,而且我們不得不將其安排在晚上8點之後進行,這對管理員來說已經在正常工作時間之外了。我們再分別進行 Bamboo 和 Bitbucket 的升級也至少需要兩個小時。現在,我們不用花時間在升級上,而是只需遵循每週的 Atlassian 雲產品動態並在公司自己的 Slack 頻道中共用最新更新,以便團隊可以查看他們可以自動使用的所有新功能。這就讓我不需要在晚上或週末來加班了。


2. 更好的用戶體驗和採用新功能

我很幸運,我所在的公司具有前瞻的眼光和思維。每當有新功能發佈時,我們公司的使用者們,包括市場行銷、設計、培訓和支持方面的專業人員都能快速地適應變化,當然也可以很好地接受和熟練使用 Jira Cloud 的新功能。


我們公司的員工特別喜歡的兩個工具,一個是通知中心,這讓有些團隊已經完全停止使用電子郵件了。另一個是行動裝置應用程式,這使得員工們可以從任何地方通過手機就可以訪問專案。


我之前想知道採用新功能對於員工們來說是否會成為一個負擔,但結果發現,這完全不是問題。實際上,我們的行銷部門一直在推動雲計算的普及,因為雲端產品使他們能夠訪問新一代的看板,從而高效地支持其項目、項目各環節的依賴關係以及活動啟動的路線圖。同時,公司部門之間也因此變得更加透明,從而幫助大家更好地進行協作。


3. 減少管理員用於提供支援和確保穩定性的時間

還有一件很棒的事情:我們的使用者可以自行配置所有功能,而無需管理員 (也就是我) 為他們進行功能設置。


自從我們遷移到雲端以來,我們內部的 IT Ticket 減少了50%。我現在主要是在聆聽有關用戶想要添加新應用和功能的回饋,而不是花時間去處理錯誤或管理員請求,這樣我就可以更好地幫助員工們高效完成工作並助力各部門為我們的客戶提供更多價值。


另一個重要的地方是:作為 Jira 管理員,我感覺很安心,因為 Atlassian 強大的團隊正在管理我們的 Instance,通過監測和安全應用程式保障 Jira 的穩定性。我們的客戶範圍從醫療行業到人力資源和薪酬管理,因此平臺安全是我們的第一要務。可信中心對我們的安全部門同事來說幫助特別大,因為我們可以通過這個頁面來確認 Atlassian 是否擁有我們所需的所有資質認證,包括 SOC 2合規性。


我們開始雲端版產品之旅的原因是由於先前發生了嚴重的故障,與 Jira Cloud 三年的訂閱費用相比,故障所造成的損失讓我們付出的更多。回顧過去,我們應該早點從自託管的解決方案轉移到雲端的解決方案,但是即使決定遷移了,要實現該目標也不是那麼容易。從伺服器遷移到雲端上仍然需要做很多研究、計畫和測試。


雲遷移最佳實踐

如果您正在考慮遷移,這裡有一些您可能還沒有考慮到的技巧和建議,您可以參考一下。


1. 瞭解在雲中管理用戶的細微差別

將 Atlassian Access 連接到我們的 Azure Active Directory 時需要經歷一個學習的過程。Atlassian 在雲中採用了一個稱為“組織 (Organization) ”的新概念,其中所有雲端用戶都由一個一個小組進行集中管理,管理員可以授予使用者對特定應用程式的不同存取權限,例如可以訪問多個 Jira Instance或其他產品(例如 Bitbucket 或 Confluence等)。我們花了一些時間來思考這種用戶管理的新思路,而一旦我們真正踐行了這種新思路,一切好的變化就從此開始了。


2. 避免重複的Site,並確保您測試的是自己的群組

在測試雲端遷移時,無需啟動測試 Instance 和再創建一個完全獨立的網站搭建生產環境。將資料導入或遷移到雲端時會自動覆蓋網站上的任何現有資料,因此在進行實際遷移時,您將不會受到“測試”資料的困擾,並且還可連接到您的用戶管理解決方案。


我之所以這麼說是因為,儘管我們之前似乎已經在測試環境中正確設置了用戶和組,但是當我們嘗試將專案資料移至生產環境時,這一部分卻遷移失敗了。我們的項目無法同步。經過調查,我們使用 Azure AD 解決了用戶同步問題,然後運行了多個專案資料導入並驗證了結果。最後,我們瞭解到在進行任何資料導入之前我們應該先完成用戶同步問題。

Atlassian 還提供免費延長雲試用版,這個版本可以匹配用戶數和現有伺服器或資料中心 License 的剩餘期限,因此您可以儘早開始測試。這樣可以便於您儘早熟悉雲端的產品,並有足夠的時間進行遷移測試,避免在真正上線的時候出現問題。


在 Atlassian 社群中尋求幫助

在整個雲端遷移過程中,Atlassian 團隊(包括社群)提供了非常大的幫助。開始遷移時,我們並沒有考慮周全,但所幸從 Atlassian 團隊獲得的指導幫助我們制定了更好的計畫。沒有這種支援,我們可能需要更長的時間才能完成遷移。您可以在 Cloud Migration Center 或 Cloud Migration Community 中瞭解有關從伺服器遷移到雲端的更多資訊。


歡迎點選閱讀原文參閱本文原廠資訊。如果您想讀這個故事的更詳細的版本,包括他們如何來決定選擇 Jira Cloud 而非 Jira Data Center,可以查看他們在 Atlassian Community 發佈的文章 Our Journey to High Availability with Jira作為參考。


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